吉次商事株式会社｜個人情報保護方針

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吉次商事株式会社は、総合ビルメンテナンス企業として社会から信頼される企業活動を推進するため、個人情報保護の重要性を認識し、以下の方針を定め個人情報の保護に努めてまいります。

当社が取り扱う個人情報は、業務遂行上ならびに社員の雇用に関わる必要な範囲に限定して、目的を明示し、同意の上、適切に取得・利用します。特定した利用目的の達成に必要な範囲を越えて個人情報を取り扱わない（目的外利用を行わない）事とその為の措置を講じます。
当社は、個人情報に関わる法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。
当社は、個人情報のリスク（不正アクセス・紛失・破壊・改ざん・漏洩）を認識し、合理的で適切な予防処置、是正処置を講じます。
個人情報を外部に委託する場合は、契約による義務付け等当社の厳正な管理の下に行います。
第三者へ個人情報を提供する場合は、同意を得たうえで行います。
個人情報について、ご本人からの開示・訂正・削除のお申出があった場合や、個人情報に関する苦情や相談についても、合理的な範囲で、適切・迅速・誠実に対応します。
当社は、社員各自の役割を認識したうえで、個人情報保護に関する個人情報保護マネジメントシステムの計画・実施・監査・見直しの手順を確立・実施し、継続的改善に努めます。

　　
　　　
　　　　・個人情報に関する苦情や相談については、下記記載の当社部署にご連絡ください。

　　　　　　　　問い合わせ先　福岡市中央区天神2丁目14番2号
　　　　　　　　　　　吉次商事株式会社
　　　　　　　　　　　総務部　総務部長
　　　　　　　　　　　　092-741-1168

制定日　　平成20年6月1日
改定日　　平成22年7月1日
改定日　平成27年11月2日
改定日　　令和2年6月1日
代表取締役　吉次正利

　弊社吉次商事株式会社は、取り扱う全ての個人情報につきまして、個人情報保護に万全を尽くします。
当社は、個人情報保護の重要性を深く認識するとともに、「個人情報保護方針」に従い、下記に記載のとおり個人情報を適切に取扱います。

　■ 個人情報取扱事業者の名称

　　吉次商事株式会社　

　■ 個人情報の管理体制

　　当社は、個人情報の取扱いに関する社内規程を定め、当社個人情報の取扱いの総責任者となる個人情報保護管理者のもと各部門
　　個人情報管理者を選任し、個人情報の管理体制を整備しています。

　■ 当社が取り扱う個人情報など

　　当社がお客さま、お取引先やパートナー企業さま等（以下「お客さま等」といいます）からお預かりする個人情報は次のものです。
　　　・お客さま等ご自身に関わる個人情報
　　　・受託業務においてお預かりする個人情報

　　当社が取扱う当社の個人情報は次のものです。
　　　・当社の役員・従業員およびその家族の個人情報
　　　・パートナー企業の各社役員・従業員に関する個人情報

　　当社が自社業務において取り扱う匿名加工情報について現在、匿名加工情報の作成および、第三者提供はありません。

　■ 個人情報の利用目的

　　当社は、お客さま等からお預かりした個人情報等について、その利用目的の達成に必要な限度において取扱います。
　　利用目的を変更する場合は、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行いません。

　■ お客さま等ご自身に関わる個人情報の取扱い

　　１．利用目的について
　　　　・お客さま等へのご請求・お支払等の業務処理、契約関係処理および業務上のご連絡
　　　　・お客さま等からのお問い合わせ・ご依頼への対応
　　　　・当社の業務、商品、サービスのご案内
　　　　・当社が主催、協賛するセミナー、商品説明会、イベント等へのご案内
　　　　・お客さま満足度調査等のアンケートのご依頼
　　　　・年賀状、年末年始のご挨拶、事務所移転、異動等のご案内
　　　　・その他、お客さま等に事前にお知らせし、ご同意いただいた目的での利用

　　２．第三者への提供について
　　　　当社は、以下のいずれかに該当する場合を除き、お客さま等の個人情報を第三者へ開示または提供しません。

　　　　・ご本人の同意がある場合
　　　　・法令に基づき開示・提供を求められた場合
　　　　・統計的なデータなどご本人を特定できない状態で開示・提供する場合

　　３．個人情報の預託について
　　　　当社は、当社がお預かりしたお客さま等の個人情報を利用目的の遂行上必要となる場合、社外に預託する場合があります。
　　　　この場合、当社は、預託先との間で個人情報保護に関する契約を締結し、法令および当社の基準に則り適正な管理を実施致します。

　■ 「受託業務においてお預かりする個人情報等」の取扱い

　　１．利用目的について
　　　当社は、お客さまからお預かりした個人情報等を受託業務遂行の目的の範囲内で取扱います。

　　２．第三者への提供について
　　　当社は、お客さまからお預かりした個人情報等を第三者へ提供することはありません。
　　

　　３．個人情報等の預託について
　　　当社は、受託業務遂行の為に、お預かりした個人情報等の取扱い業務を社外に預託する場合があります。
　　　この場合、当社は、十分な個人情報の保護水準を満たしている企業を選定し、お客さまのご了解をいただいた上で預託します。
　　　また、預託先との間で個人情報保護に関する契約を締結し、法令および当社の基準に則り適正な安全管理措置の徹底を図るとともに、
　　　適切な監督を実施します。

　■ 当社の役員・従業員およびその家族等の個人情報の取扱い

　　当社は、当社の役員および従業員（社員、嘱託、契約社員、アルバイト、出向受入社員）、もしくは、当社の採用応募者等および退職者
　　（以下、「社員等」といいます）の個人情報を以下のとおり取扱います。

　　１．利用目的について
　　　　・採用選考に関する業務、入社手続き
　　　　・雇用管理、勤務管理、賃金管理
　　　　・法令等に基づく届け出・報告・資料作成
　　　　・福利厚生、安全衛生管理
　　　　・教育・研修
　　　　・緊急連絡

　　２．第三者への提供および預託について
　　　　当社は、利用目的の遂行上必要となる場合、社員等の個人情報を書面、電子データにて第三者に提供または預託することがあります。
　　　　第三者に提供する場合は、その記録を作成します。
　　　　なお、第三者とは個人情報取り扱いに関する秘密保持契約を締結しています。

　■ 個人情報の取得、利用

　　当社は、個人情報の取得または利用においては利用目的を明確にするとともに法令を遵守して行います。また法令に定める特別の場合を
　　除いて、ご本人の同意なく利用目的の範囲を超えて利用しません。

　■ 個人情報の第三者への開示・提供

　　当社は、個人情報を、法令に定める特別の場合を除いて、ご本人の同意なく第三者へ開示・提供しません。

　■ 個人情報等の安全管理

　　個人情報はリスク（不正アクセス・紛失・破壊・改ざん・漏洩）を認識したうえで、事故を未然に防止し、組織的・物理的・技術的・人的安全
　　管理措置の観点からセキュリティ対策を「個人情報保護マニュアル」「安全管理規程」にルールを明記して遵守します。
　　１．組織的安全管理措置
　　　　全社の個人情報保護の統括責任者として管理責任者、監査の責任者として監査責任者を配置し、取り扱い状況の把握や安全管理措置の
　　　　見直しに努めます。また個人情報保護の管理のために、部門別に部門事務局、部門を統括する統括事務局を設置し、セキュリティ対策や
　　　　事故時の対応を速やかに実施できる組織を構築します。
　　２．物理的安全管理措置
　　　　個人情報を取り扱う場所の制限、個人情報を取り扱う機器や電子媒体及び書類の盗難・紛失防止対策、個人情報の削除や情報機器の
　　　　廃棄での復元不可能な措置を講じます。
　　３．技術的安全管理措置
　　　　パソコン等の情報機器を使用して個人情報を取り扱う場合は、アクセス制御、アクセス者の識別・認証、外部からの不正アクセス等の防止、
　　　　情報システムからの漏洩防止策を講じます。
　　４．人的安全管理措置
　　　　年1回全社員を対象として、個人情報保護教育を実施し、各人の個人情報保護に対する認識を高めます。

　■ 法施行以前から保有する個人情報について

　　個人情報保護法施行以前から所有する個人情報(互助会会員様や社員情報)についての利用目的は、現在の利用目的と同様です。個人情報に
　　関する利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止(以下、「開示等」という)、その他
　　苦情等については、下記のお問い合わせ窓口までご連絡下さい。

　■ 個人情報の開示、訂正、利用停止等

　　当社では、ご本人からの個人情報に関する開示、訂正、利用停止等の要請をいただいた場合は、速やかに対応します。

　■ 当社が所属する「認定個人情報保護団体」

　　当社は、個人情報保護委員会の認定を受けた認定個人情報保護団体の会員です。同団体では会員の個人情報の取扱いについての
　　お問合わせや苦情をお受けしています。

　　（窓口）
　　弊社は、法に基づき認定を受けた認定個人情報保護団体である下記団体に加盟しております。下記団体では弊社の個人情報の取り扱いに関する
　　苦情･相談を受け付けております。

　　一般財団法人　日本情報経済社会推進協会　プライバシーマーク推進センター個人情報保護苦情相談室
　　　（東京都港区芝公園3-5-8　機械振興会館　TEL：03-5776-1379）
　　※当社の商品・サービスに関する問い合わせ先ではございません。

　■ 個人情報保護管理者

　　専務取締役　西村　均

　個人情報保護に関するお問合わせ

　　　　受付窓口：総務部
　　　　TEL 092-741-1168　　月～金／9:00～17:00（土・日・祝日及び当社休日を除く）

　　　　　吉次商事株式会社　代表取締役　吉次　正利
　　　〒810-0001　福岡市中央区天神2-14-2